Как сотруднику оформить отпуск за счет работодателя ?

Кто может дать льготную путевку

Предоставить трудящимся возможность оздоровиться в санатории бесплатно или с частичной компенсацией стоимости путевки могут:

• сам работодатель;
• профсоюзная организация, членом которой является сотрудник.

Такая возможность должна быть предусмотрена исполнительными органами организации и отражена в нормативной документации, например, в коллективном договоре.

Условия получения компенсации

Первым условием для получения возмещения является наличие путевки, купленной у одного из отечественных операторов. Размер выплаты не может превышать стоимость турпутевки или 50 000 рублей. Затраты подлежат компенсации только в том случае если отдых проходил на одном из российских курортов.

Налоговое законодательство определяет перечень лиц, затраты которых учитываются и подлежат компенсации, совместно с теми, что возникли у непосредственного заявителя. В установленный список входят:

• супруги и родители оформителя;
• несовершеннолетние дети, в том числе усыновленные по законам РФ;
• дети, обучающиеся на очном отделении российских ВУЗов, не достигшие 24 лет;
• студенты ВУЗов, снятые с попечительства в связи с достижением совершеннолетия, но не старше 24 лет.

Закон накладывает определенные ограничения на получателей компенсации за отдых на российских курортах. Для оформления возмещения, необходимо соблюдение следующих условий:

• иметь официальное трудоустройство;
• предоставить подтверждения расходов, по списку лиц, заявленных в ст. 255 НК РФ;
• между работодателем и туроператором должен иметься договор;
• курорт должен быть расположен на территории России;
• сумма компенсации не должна превышать 50 000 рублей за год;
• часть расходов на страхование (в том числе медицинское) не должна превышать 6% от общей суммы.

Затраты, за которые выплачивается компенсация

Затраты, также можно разделить категории, по факту возможности получения возмещения. Возникающие в период отдыха на российских курортах расходы могут быть возмещены государством если они связаны с: лечением, транспортными услугами, оплатой коммунально-бытовых и досуговых мероприятий. В целом, речь может идти о:
покупке проездных билетов на воздушный, морской, наземный и иные виды транспорта, по пути следования до пункта назначения и обратно.
Компенсации подлежат расходы, возникшие у лиц, входящих в перечень регламентирующего закона:

• проживании в гостиничных номерах или иных пригодных для размещения объектах;
• питании и лечении;
• экскурсиях.

Для того, чтобы получить денежное возмещение за отдых в полном объеме, гражданину требуется зафиксировать расходы документально и позаботится о сохранности подтверждающих документов. Когда речь идет о путевках на российские курорты, заявление на компенсацию может составляться с приложением основного договора, в котором указаны расценки. Специалисты же, рекомендуют сохранять все чеки и квитанции, полученные в период пребывания на отдыхе.
Рекомендация! Будет полезным сохранить и предоставить позднее следующие бумаги: договор с администрации отеля или иного объекта где проживал отдыхающий и его семья, квитанции, выдаваемые при покупке экскурсионных туров, не входящих в путевку, чеки, выдаваемые в кассе при покупке продуктов питания.

Памятка для работодателя

Закон об отдыхе за счет фирмы

ФЗ №113 «О внесении изменений в статьи 255 и 270 НК» был принят Думой 12 апреля 2018 года. Официально говоря, он увеличил перечень трат на оплату труда. Расходы, включенные в этот перечень, учитываются в рамках налогообложения прибыли.

Как это работает

Новый закон спровоцировал появление множества мифов. Разберем его по косточкам:

1. Работодатель должен выделить на каждого сотрудника сумму в рамках 50 000 рублей. Больше денег сотрудник потребовать не вправе.
2. Деньги покрывают или путевку, или дорогу к выбранному месту, или и то, и другое.
3. Правило касается только путешествий по России. То есть работодатель обязан оплачивать туристические билеты внутри страны.
4. Новый закон значим для налогового учета. Те 50 000 рублей, истраченные на путевку, исключаются из налогооблагаемой базы.
5. Учитывается фактический размер средств, истраченных на туристические услуги. Но этот размер не должен превышать 50 000 рублей на одного сотрудника за один налоговый период.
6. Траты входят в объем расходов на оплату труда. Однако размер этих трат не должен превышать 6% от совокупного объема расходов на оплату труда.
7. Путевка, оплачиваемая работодателем, должна приобретаться или у туроператора, или в турагентстве. Стоимость ее может быть любой. Но работодатель обязан компенсировать только 50 000 рублей.
8. Если сотрудник едет отдыхать самостоятельно, никакой компенсации платить ему не нужно. Работодатель может отказать в выплатах даже тогда, когда работник предоставляет все бумаги, подтверждающие туристические расходы: квитанции из отелей, чеки из ресторанов, билеты на самолеты. В законе ясно сказано, что компенсируются только расходы на путевку, купленные в турагентстве.
9. Работодатель обязан выплачивать компенсацию в размере 50 000 рублей только тогда, когда путевка стоила столько же или дороже. Если стоимость ее меньше, сумма компенсации пересчитывается. Выплачивается сумма, равная сумме путевки.
10. Способ выплаты компенсации должен быть установлен локальными актами. К примеру, деньги могут выплачиваться вместе со следующей ЗП, переводиться на зарплатную карту, выдаваться сразу после выхода из отпуска.
11. С компенсации нужно выплатить НДФЛ в объеме 13%.
12. Работодатель может учесть совокупность всех трат на компенсацию для целей снижения налога на прибыль.

Действие ФЗ №113 распространяется на соглашения об оказании туристических услуг, заключенные с первого дня 2019 года.

Льготы на отдых гарантирует закон

ФЗ № 113, которым внедрялись изменения в НК, обеспечил право работодателям выдавать возмещение сотрудникам в размере стоимости их отдыха. Эти суммы идут в расходную графу и не облагаются налогом.

Положительные стороны программы

Государство, посредством внедрения такой программы, получает сразу несколько плюсов. Оно расширяет сферу социальных услуг. Средства, которые тратят налогоплательщики, остаются внутри страны. Налоги от внутренних туристических операторов пополняют бюджет.

Для работодателя – выплата помощи работникам – возможность повысить качество труда, расположить к себе сотрудника. С выданных на отдых работнику денег предприятие не платит налог. Он покрывается за счет дохода туристического оператора, других участников процесса.

Для самого сотрудника – возможность покрыть расходы на отдых для себя и членов своего семейства.

Пример расчета

К примеру, семья Дроздовых (4 человека) приобретает путевки. Работодатель Дроздова А. О. имеет договоренности с рядом туроператоров. У одной из фирм семейство берет туры по стоимости 60 тыс. руб. на одного. Совокупный расход Дроздовых составил 240 тыс. руб. (60 000 Х 4 = 240 000).

Рассчитывать Дроздовы могут на возврат в пределах 50 тыс. руб. на одного члена семьи. Всего к возврату 200 тыс. руб. (50 000 х 4 = 200 000).

Дроздову, которому выплатят 200 тыс. руб. нужно будет отдать 13% от суммы на уплату подоходного налога, что составит 26 тыс. руб. (200 000 х 13% = 26 000). По факту благодаря льготе, удалось минимизировать расход. На отдых Дроздовых ушло 66 тыс. собственных сбережений. (240 000 – 200 000 + 26 000) рублей. Экономия 174 000 рублей.

Порядок действий для получения выплаты

Чтобы получить возврат по отпуску за счет предприятия нужно соблюсти стандартный порядок. Выполнить нужно три простых шага:

1. До покупки путевки сотруднику нужно убедиться в том, что предприятие готово покрыть расходы в оговоренных размерах и может заключить договор с туроператором.
2. Покупка тура, путевки у организатора, с которым у работодателя подписан договор.
3. Подача заявления на возврат средств в рамках программы. Прикладываются документы и справки, доказывающие фактические траты.

Внимание! Если купить тур у оператора, с которым нет договора, возмещения не будет. Получить его можно при покупке услуг у фирм-партнеров.

Условия предоставления компенсации за отдых на курортах РФ

Компенсация может быть произведена только на ту сумму, которую семья потратила на путевки, приобретенные в туристических агентствах. Место, куда граждане отправляются на отдых, должно находиться в границах РФ.

Выплата компенсации за отдых в Крыму

В апреле 2018 года был подписан закон, согласно которому путешественники смогут получать “компенсацию” за отдых, проведенный на российских курортах, однако обратиться за такой выплатой можно будет только в 2020 году.

Ограничения, которые определены в законе

Существуют некоторые ограничения, из-за которых не все граждане смогут сэкономить на отдыхе на территории РФ.

Для реализации такого права необходимо одновременно соблюсти следующие условия:

• оплачиваемый за счет работодателя отдых предназначен только сотрудникам компаний и членам их семей, перечисленных в ст. 255 НК РФ;
• туристские услуги непременно должны быть получены в рамках официального письменного договора у туроператора или турагентства, причем такой договор должен заключаться самим работодателем (письмо Минфина России от 23 мая 2018 г. № 03-03-05/34637);
• отдых должен проходить исключительно на территории РФ;
• стоимость отдыха в налоговом периоде на каждого из граждан (самого работника, его супруга/супруги, родителей и детей) должна составлять не более 50.000 р., при этом совокупная сумма издержек на оплату отдыха сотрудников и членов их семей вместе с оплатой расходов на добровольное личное страхование и медуслуги не должна быть больше 6% от фонда оплаты труда компании (абз. 9 п. 6 ст. 255 НК РФ).

Категории граждан, имеющие право на получение вычета

В НК РФ, который предусматривает возможность получения возврата за отдых на российском курорте, выделен перечень граждан, которые могут обратиться за возмещением. Это в первую очередь официально трудоустроенные граждане, а также:

• их супруги,
• родители,
• дети (включая усыновленных) в возрасте до 18 лет,
• подопечные в возрасте до 18 лет,
• дети (включая усыновленных) в возрасте до 24 лет, обучающиеся по очной форме обучения в образовательных организациях,
• бывшие подопечные (после прекращения опеки или попечительства) в возрасте до 24 лет, обучающиеся по очной форме обучения в образовательных учреждениях.

Кто выплачивает компенсацию

Трудоустроенным гражданам компенсация выплачивается по месту работы. В том случае, если по каким-либо причинам они не могут получить компенсацию на работе, они могут обратиться в налоговую инспекцию.

Как подтвердить расходы для получения компенсации

Обязательным является подтверждение своих расходов при обращении за возвратом компенсации. Подтвердить данный факт можно, предоставив соответствующие документы. Такими документами могут выступать договоры с отелем, квитанции на экскурсии, чеки на питание и так далее.

Бухгалтерский учет предоставленных путевок

Предоставление путевок можно отнести к социальным услугам, оказываемым работодателем персоналу и потребителям со стороны (членам семей или другим лицам, если это предусмотрено).

Согласно Плану счетов бухучета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 года № 94н, эти затраты относятся на счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». По его дебету нужно отражать все затраты на услуги социального характера.

Средства, полученные объектом соцсферы в качестве выручки и, соответственно, затраченные предприятием, аккумулируются на кредитах счетов:

• 10 «Материалы»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 02 «Амортизация основных средств»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и др.

Отражение затрат на бланки путевок

Для выдачи сотрудникам приходится заказывать печать бланков санаторно-курортных путевок или изготавливать их своими силами. Формально они являются бланками строгой отчетности. Их можно внести в состав общехозяйственных расходов предварительно либо сразу в затраты на обслуживание производств и хозяйств по факту оплаты. Пример проводки:

• дебет 29 (25), кредит 60 – отражение оплаты поставщикам изготовления бланков санаторно-курортных путевок;
• дебет 16, кредит 60 – выделение НДС, уплаченного поставщику бланков;
• дебет 006 – оприходование полученных бланков путевок;
• дебет 29, кредит 19 – отнесение НДС на расходы.

Как отразить частичную компенсацию путевки

Если фирма оплачивает сотруднику путевку не полностью, а лишь частично, остальная доля стоимости вносится им в кассу или удерживается из заработной платы. Это отражается такими проводками:

• дебет 70, кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – удержание суммы за путевку из зарплаты сотрудника;
• дебет 50 «Касса», кредит 73 – получение денег за путевку;
• дебет 69, кредит 73 – отражение части суммы за путевку, компенсированной средствами ФСС (если путевка подпадает под требования, упомянутые выше).

Момент признания доходов и расходов

Продажа путевок (оплата их вместо работника) часто происходит в одном отчетном периоде, а оказание объектом социальной сферы (санаторием) услуг – уже в другом. ПБУ признает взаимосвязь таких расходов и доходов. Поэтому, если санаторий «ведомственный», то есть находящийся на балансе организации, то выручку за путевки нужно будет считать доходом будущих периодов, занося ее на доходы после оказания услуг.

Налоговые нюансы

Выданная на работе путевка с точки зрения налогообложения, как и заработная плата, признается доходом работника. Разница только в том, что доход этот – не в денежной, а в натуральной форме. Отсюда следует необходимость уплаты НДФЛ и отчисления страховых взносов с этих сумм. Следует учитывать предусмотренные законом льготы и послабления.

Путевки и НДФЛ

Обычно санаторно-курортная путевка должна облагаться НДФЛ как часть дохода, полученная в натуральной форме, как того требует подпункт 1 пункта 2 ст. 211 НК РФ. Но при соблюдении ряда условий можно получить налоговую льготу при компенсации стоимости санаторного лечения. Эти условия касаются особенностей места оздоровления, источника финансирования и лица, которому выдают путевку. Перечислим, когда можно не беспокоиться об уплате НДФЛ при получении бесплатной или частично компенсированной путевки:

1. Условие места: сотрудник должен направляться на отдых и/или лечение в санаторно-курортное или оздоровительное учреждение на территории РФ, признанное таковым в его учредительной документации. То есть санаторий должен иметь специальную лицензию, согласно письму Минфина РФ от 21 февраля 2012 г. №03-04-06/6-40.
2. Условие источника финансирования. Не удерживается НДФЛ, если организация предоставляет сотруднику путевку или льготу по ее приобретению за счет:
   • своей прибыли;
   • средств из бюджета;
   • денег, полученных от деятельности, облагаемой специальными налоговыми режимами;
   • членских взносов профсоюзной организации.
3. Условие ограничения лиц. Получить льготную путевку, не оплачивая НДФЛ, могут не все граждане, а только те, в отношении которых это предусмотрено законом:
   • сотрудники предприятия;
   • их близкие (супруги, дети) – если это предусмотрено во внутренних нормативных актах;
   • инвалидов, даже если они уже не связаны трудовыми отношениями с данной организацией;
   • детей до 16 лет без связи с родительским трудоустройством (например, могут получить такие путевки дети бывших сотрудников, сироты подшефного детдома и т.п.).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если на тот момент, когда приобреталась путевка, работник принадлежал к одной из означенных категорий, а при использовании путевки уже перестал принадлежать (ребенку исполнилось 16, работник уволился), стоимость путевки подлежит обложению НДФЛ, уплатить который придется уже не через работодателя, а самостоятельно. Предприятие будет вынуждено уведомить налоговую о получении бывшим работником дохода в натуральной форме.

Путевки и страховые отчисления

Если фирма компенсирует работникам путевку полностью или частично, фактически это считается выплатами в их пользу, с которых по правилам удерживаются страховые взносы, как говорит Федеральный закон №212 «О страховых взносах в ПФР, ФСС и Фонд обязательного медицинского страхования» в ч. 1 ст. 5-7. Отчислять деньги в соцфонды не нужно, если путевка приобретается не для действующих сотрудников, а для:

• оставивших должность;
• инвалидов;
• детей подшефных организаций;
• членов семей и детей работающих сотрудников.

ВНИМАНИЕ! Если работодатель не приобретает детскую путевку сам, а просто дает на нее деньги родителю ребенка, соцвзносов не избежать – ведь фактически плательщиком тогда окажется действующий сотрудник.

Дополнительные особенности налогообложения путевок

1. «Подарить» сотруднику путевку, то есть предоставить ее как безвозмездную передачу и не платить НДФЛ можно, только если стоимость ее не превышает 4000 руб., дозволенных законом для всех дополнительных выплат, при более дорогих путевках НДФЛ платится с разницы. При этом на подарки дороже 3000 руб. нужно заключать письменный договор.
2. Стоимость льготных путевок не влияет на базу налога на прибыль для предприятия (п. 29 ст. 270 НК РФ). Эти расходы можно списать, только если:

• в нормативных актах прописана возможность выдавать премии в виде путевок;
• сумма натуральной «премии» не более пятой части оклада работника;
• сотрудником написано заявление на получение части выплат в натуральной форме.

ВАЖНО! Сэкономив таким образом на налоге на прибыль, предприятие вынуждено будет все равно перечислить со стоимости путевки социальные взносы. Поэтому следует просчитывать целесообразность данной схемы.

Как пенсионеру получить компенсацию за проезд к месту отдыха и обратно

При предоставлении данной меры социальной помощи, учитывается только передвижение по территории страны, т. е. заграничные поездки, поездки до границы не оплачиваются.

Государство предусматривает несколько способов обращения с заявлением:

• в Пенсионный фонд лично или через «Личный кабинет» на портале ПФР;
• в МФЦ;
• через портал государственных услуг;
• почтовым отправлением.

К заявлению необходимо приложить:

• путевку, курсовку;
• другой документ, в котором указано место предстоящего пребывания гражданина (место отдыха).

Два года начинают исчисляться с 1 января, того года когда была предоставлена компенсация. Если гражданин не обратился с заявкой, то выплата за истекший период не производится.

Кто может рассчитывать на компенсацию

Пенсионер может получить компенсацию, если (Постановление Правительства РФ от 01.04.2005 г. №176):

• проживает в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях;
• получает страховую пенсию по старости и инвалидности;
• официально не работает;
• не использовал право бесплатного проезда до места отдыха.

Возмещение расходов возможно в двух вариантах:

• предоставление транспортных документов пенсионеру для бесплатного проезда (проездных билетов);
• или денежная компенсация в размере произведенных затрат;
• или сочетание первого и второго вида компенсации, если пенсионер будет добираться до места назначения с пересадкой, с одного вида транспорта на другой.

Какая величина и сроки предоставления компенсации

Территориальный орган Пенсионного Фонда обязан в течение 10 дней рассмотреть и принять решение о предоставлении льготы или отказе.

В течение 10 дней с момента подачи всех необходимых документов ПФР должен выдать документ для бесплатного проезда до дома отдыха (проездной билет). Но только при его наличии.

При любом принятом решении фонд должен оповестить о нем в течение одного дня с момента принятия.

Если же заявитель просит выплатить компенсацию в денежной форме, то она предоставляется по правилам выдачи пенсии:

• выплачивается за текущий месяц;
• начисляется на банковский счет;
• или выдается лично в ПФР, или через работника фонда на дому;
• или выдается на Почте России лично или на дому.

Расходы будут погашены, если пенсионер соблюдал ограничения, предъявляемые к стоимости проезда. Имеется в виду, что не всякий проезд будет возмещен, а только проезд:

• в плацкарте поезда (железнодорожный транспорт);
• в каюте 3 категории водного транспорта (речного);
• в каюте 4-5 групп морского транспорта;
• экономическим классом на самолете (только отечественными авиалиниями, или авиакомпаниями — членами Евразийского экономического союза);
  эконом класс на самолете других организаций, если вышеуказанные компании не могут, предоставить билеты, или же не летят в нужную точку страны;
• в маршрутных междугородних автобусах.

Как воспользоваться льготами для многодетных семей

Многодетным семьям, в рамках социальных проектов государственного и местного уровня, полагается возмещение за детский отдых. По факту из фондов выделяют средства, которыми оплачивают проживание в лагерях. На руки льготнику выдают бесплатную путевку.

Но учитывая то, что количество бюджетных мест в детских лагерях ограничено, поехать могут не все дети сразу.

Важно! Выдать удостоверение многодетной семьи могут тем представителям, у которых на воспитании три и более ребенка. В учет принимают как родных, так и приемных отпрысков.

Куда обращаться

Первоначально, семье, желающей получить льготы от государства, нужно обозначить статус многодетных граждан официально. Для этого нужно обратиться в одну из таких структур:

• отделение социальной защиты;
• МФЦ.

Сбор документов

В официальном порядке представителю семейства нужно подтвердить ряд обстоятельств, а именно наличие 3 детей и факт их совместного проживания на одной жилой площади с родителями. Собрать нужно такой пакет бумаг:

• заявление с прошением присвоить статус и выдать удостоверение многодетной семьи;
• паспорт заявителя в оригинале и копии для формирования дела;
• фото 3Х4 см претендента;
• копия паспорта второго супруга;
• детские свидетельства о рождении всех детей;
• постановление об усыновлении, если отпрыски приемные;
• брачное свидетельство или о разводе;
• справка, которая подтверждает факт совместного проживания детей и родителей в виде выписки из домовой книги.

На заметку! Если дети проживают в интернате, то родителям откажут в присвоении льготного статуса. Но если ребенок инвалид, находится на лечении, то его отнесут к членам многодетного семейства.

Заявление на отдых ребенка куда подается

Право на бесплатные путевки детям не предоставляется автоматически. Семье нужно инициировать их получение. И лучше позаботиться о такой возможности заранее, так как количество льготных мест ограничено. Подать заявку можно:

• через работодателя;
• на портале «Госуслуг»;
• в органы соцзащиты;
• в МФЦ.

Вместе с заявлением подается копия паспорта родителя, детское свидетельство, копия удостоверения многодетного семейства. На обработку обращения граждан отводится 10 дней, после чего уполномоченный представитель выносит обоснованный ответ.

Сколько раз можно воспользоваться льготами

Одному чаду из семьи путевка предоставляет раз или два раза в год. Все зависит от местного законодательства.

Сколько детей могут отдохнуть

Теоретически отдохнуть за счет государства могут все дети из семьи. Но по факту, в органах социальной защиты не выделяют путевки всем одновременно, аргументируя это ограниченным количеством бесплатных мест в лагерях. Подавать документы нужно заблаговременно, чтоб увеличить шанс на успех.

Важные нюансы

Законодательство не обязует работодателя производить компенсационные выплаты сотрудникам. Руководству достаточно отказаться от заключения договора с туроператором, чтобы исключить возможность оформления сотрудниками вычетов. Являясь привилегией, право на компенсацию несет выгоды как гражданам, так и организациям. Следует рассмотреть данный момент подробнее:

1. Выгоды работника. В данном случае все очевидно: отправляясь отдыхать на российские курорты можно вернуть практически всю потраченную сумму. Необходимость уплаты НДФЛ повышает размер пенсионных накоплений.
2. Выгоды работодателя. Суммы, возвращаемые сотрудникам в качестве компенсации за отдых, исключаются из облагаемых налогом. Фактически, организация экономит, повышая лояльность и заинтересованность работников. При заключении договора с туроператором могут возникать дополнительные выгоды в виде скидок.
3. Выгоды туроператоров. Поставщик услуг выигрывает в том плане, что имеет возможность предлагать наиболее интересные (для себя) направления, получая дополнительную прибыль.

В период экономической нестабильности и повсеместного падения спроса на туристические услуги, программа компенсации за отдых на российских курортах, выгодна всем. Именно поэтому, начиная с 2018 года многие организации активно работают в данном направлении.

Почему государство пошло на такой шаг?

Закон о компенсациях поступил в разработку еще в 2013 году. По мнению правительства, реализация программы позволит выполнить сразу несколько важных задач, а именно:

• повысит интерес к российским курортам, привлекая на них большее число туристов, чем наблюдается в настоящий момент. Проблема востребованности путевок и интерес к отдыху на юге России объясняется соотношением стоимости и качества. Компенсация затрат станет основным мотивирующим фактором для граждан, выбирающих место где провести отпуск;
• способствует притоку финансов в регионы, где большая часть денег поступает в казну именно от туристического бизнеса. Дополнительное финансирование позволит улучшить сервис и качество услуг, при должном контроле со стороны администрации регионов, разумеется;
• увеличит число российских граждан, которые могут позволить себе отдых на курортах в период отпуска.

Фактически, государство, инициировав программу компенсации отдыха пытается решить финансовые и социально-политические задачи, стимулируя приток средств в регионы и снижая показатель гражданской напряженности.